Isikuandmete töötlemine Lääneranna Vallavalitsuses

25.02.21

Isikuandmete töötlemise põhimõtted Lääneranna Vallavalitsuses on kinnitatud Lääneranna vallavanema 23.02.2021. a käskkirjaga nr 2021/15-2/5.

Isikuandmete töötlemise eesmärk

Lääneranna Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) töötleb füüsilise isikuga seotud isikuandmeid kohalikule omavalitsusele ja selle asutusele õigusaktidega pandud avaliku võimu ülesannete täitmiseks ning avalike teenuste osutamiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtub vallavalitsus isikuandmete kaitset ja töötlemist reguleerivatest õigusaktidest ja juhistest nagu Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusisikuandmete kaitse seadusavaliku teabe seadusrahvastikuregistri seadusAndmekaitse Inspektsiooni juhised.


Isikuandmete töötleja

Isikuandmete vastutav töötleja on vallavalitsus. Töödeldavatele isikuandmetele on ligipääs ainult neil teenistujatel, kes kasutavad isikuandmeid tööülesannete täitmiseks.
Oma ülesannete täitmisel võime kasutada kolmanda isiku abi (näiteks meiliserveri haldamiseks), mille käigus edastame sellele isikule (edaspidi volitatud töötleja) teenuse osutamiseks vajalikke isikuandmeid. Vastutava töötlejana edastame isikuandmeid ainult sellisele volitatud töötlejale, kellega oleme sõlminud lepingu. Volitatud töötleja tohib isikuandmeid töödelda üksnes lepingus nimetatud eesmärkidel ja piirides andmekaitse nõudeid järgides.
Isikuandmete töötlemisega tekkinud küsimuste korral palume pöörduda meie andmekaitsespetsialisti poole aadressil andmekaitse@laaneranna.ee.

 

Isikuandmete töötlemise alused

Vallavalitsus töötleb isikuandmeid:

  • õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks (näiteks koolikoha määramine);
  • juriidilise kohustuse täitmiseks (näiteks perekonnasündmuste tõendite väljastamine);
  • isikuga sõlmitud lepingu täitmiseks.

Muudel juhtudel küsime isikuandmete töötlemiseks nõusolekut, näidates ära, milliseid isikuandmeid soovime töödelda ja millisel eesmärgil. Nõusoleku puudumisel või selle tagasivõtmisel isikuandmete töötlemist ei toimu. Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud pöördumine) või isiku pöördumine vallavalitsuse või omavalitsusorgani poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid ainult siis, kui õigusakt seda ette näeb. Isikuandmeid nagu nimi, aadress, e-posti aadress kasutatakse kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks. Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

 

Milliseid isikuandmeid me töötleme

Pöördumised ja muu kirjavahetus

Füüsilise isiku poolt esitatud pöördumised võivad sisaldada isikuandmeid nagu nimi, kontaktandmed, isikut puudutava probleemi kirjeldus jm. Samuti võib isikuandmeid sisaldada teisest ametiasutusest saabunud kiri. Kui saabunud kirjas leidub teavet, mis võib oluliselt kahjustada isiku privaatsusõigusi või sisaldab andmeid, millele juurdepääs on õigusakti alusel piiratud, seatakse kirjale juudepääsupiirang. Juurdepääsu piiramine otsustatakse vastavalt dokumendi sisule.
Juurdepääsupiiranguga dokumendiga tutvumiseks esitatud teabenõude korral kontrollitakse eelnevalt, kas soovitud dokumenti saab väljastada muutmata kujul või tuleb seda töödelda, et välistada juurdepääsupiiranguga teabe sattumine kolmandate isikute valdusesse.

Lääneranna Vallavalitsusele või Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid

Lääneranna Vallavalitsusele ning Lääneranna Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris.
Lääneranna Vallavalitsuse korralduse ja Lääneranna Vallavolikogu otsuse puhul on tegu üksikaktiga. Kui nimetatud üksikaktis reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi, sisaldab see isikuandmeid. Kui üksikakti eelnõu sisaldab füüsilise isiku nime, elukohta ja isikukoodi isikuandmetena või delikaatseid isikuandmeid, siis seatakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirang ning tuuakse välja piirangu alus ja tähtaeg. Isikuandmeid ja eraelulist teavet sisaldavatele alusdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.
Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu moodustab valdavalt asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave.

Töö- või ametikohale kandideerimine vallavalitsuses

Töö- või ametikohale kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid.
Kandideerimisdokumendid ja kirjavahetus registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kõik kandideerimisdokumendid on juurdepääsupiiranguga teave. Nendele dokumentidele avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Dokumendiregistris kuvatakse ainult kandidaadi initsiaalid ja dokumendi registriandmed. Juurdepääs kandideerimisdokumentidele võimaldatakse ainult neile ametnikele ja isikutele, kes osalevad kandidaadi valimisel.

Vallavalitsuse veebileht, telefonikõned

Töötleme vallavalitsuse veebilehe külastajate andmeid üksnes statistilistel eesmärkidel isikustamata kujul. Vallavalitsus ei salvesta füüsiliste isikute telefonikõnesid.

 

Isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamine

Vallavalitsus ei töötle ega kasuta isikuandmeid kauem, kui see on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või andmete töötlemise aluseks olnud eesmärgi saavutamiseks.
Vallavalitsuses säilitatakse kõiki dokumente elektrooniliselt, paberkandjal esitatud dokumente ka füüsiliselt.
Isikuandmeid sisaldavaid dokumente säilitatakse:

  • dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
  • seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
  • seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või
  • poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
  • vallavalitsuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja möödumiseni.

Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb vallavalitsus säilitustähtaja saabumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab vallavalitsus üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise. Säilitustähtaja saabumisel dokumendid hävitatakse. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldame umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

 

Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

Isikuandmeid edastame kolmandatele isikutele ainult õigusakti, lepingu või muu toiminguga ettenähtud juhtudel (näiteks kohtueelsele menetlejale, kohtule, järelevalveasutusele jt).
Kõigile isikutele vabalt ja avalikult kasutamiseks masinloetaval kujul andmetena (avaandmed) isikuandmeid ei avalikustata, välja arvatud juhul, kui isikut on teavitatud andmete kogumisel sellest, et tegu on avalike andmetega.
Ametlikes Teadaannetes avalikustame isikuandmeid juhul, kui seda näeb ette eriseadus. Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. Vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktid ja koosolekute protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Dokumendiregistrile on kõigil juurdepääs valla veebilehelt www.laanerannavald.ee.

 

Isikuandmete turvalisuse tagamine

Vallavalitsus peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse. Vallavalitsus kaitseb kogutud isikuandmeid volitamata ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.
Juurdepääs isikuandmetele on ainult valla ametiasutuse teenistujatel, kes vajavad neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad teenistujad on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning rakendama nõutud turvameetmeid. Volitatud töötlejalt nõuame isikuandmete töötlemisel valla ametiasutusega samal tasemel turvalisuse järgimist.

 

Tegevus isikuandmetega seotud rikkumise korral

Isikuandmetega seotud rikkumisest teadasaamisel, mis võib ohustada isiku õigusi ja vabadusi, teavitame Andmekaitse Inspektsiooni. Vallavalitsus rakendab meetmeid rikkumise viivitamatuks lahendamiseks.
Kui rikkumine võib tõenäoliselt kaasa tuua suure ohu isiku õigustele ja vabadustele, teavitame sellest isikut. Eesmärgiks on võimaldada isikul endal tarvitusele võtta vajalikud ettevaatusabinõud olukorra lahendamiseks.

 

Isikuandmete edastamine kolmandale isikule

Omavalitsusorgani töös ja ametiasutuses avaldatakse isikuandmeid ainult asja menetlemiseks. Menetlusega seotud isikutele avaldatakse andmeid ainult asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses. Eriseadustest tulenevalt on ametiasutusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused.
Avalikku juurdepääsu ei võimaldata üldjuhul dokumendiregistri kaudu tehtud füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu. Kui dokumendile on seatud juurdepääsupiirang õigusakti alusel, kuvatakse dokumendiregistris pöördumise registriandmed. Isikule vastatakse pöördumises esitatud aadressil kirjalikult või kokkuleppel muul viisil.
Juurdepääsupiiranguta väljastatakse dokument isikule või asutusele, kellel on otsene õigusaktist tulenev alus selle küsimiseks (näiteks kohuskohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus). Kui ametiasutusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastab ametiasutus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat. Haldusmenetluses võimaldatakse menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks otseselt isikuandmeid, edastatakse dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

 

Füüsilise isiku õigused enda andmete töötlemisel

Igal füüsilisel isikul on õigus küsida ametiasutuselt teavet enda isikuandmete kohta ning tutvuda enda andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes õigusakti alusel.
Isikuandmete töötlemisega seoses on füüsilisel isikul järgmised õigused:

Õigus saada teavet selle kohta, milliseid isikuandmeid me töötleme ja kuidas see toimub, millisel eesmärgil ning millisele õigusaktile tuginedes andmeid töödeldakse ning millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.
Sellekohase teabe saamiseks palume esitada vallavalitsusele (Jaama tn 1, Lihula linn, 90302 Pärnu maakond; e-post: andmekaitse@laaneranna.ee) digiallkirjastatud päring. Vallavalitsusel on õigus nõuda isiku tõendamist veendumaks, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada.
Päringule vastatakse mõistliku aja jooksul (hiljemalt 30 päeva jooksul). Vallavalitsusel on õigus vastamise tähtaega pikendada 60 päeva võrra, arvestades taotletavate andmete mahtu ja päringule vastamise keerukust. Vastamise tähtaja pikendamisest ja vastuse viibimise põhjusest teavitatakse isikut 30 päeva jooksul päringu saamisest. Vallavalitsus võib keelduda päringu täitmisest õigusaktides ettenähtud juhtudel, näiteks juhul, kui see kahjustab riiklikku julgeolekut või võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi. Päringu täitmisest keeldumise korral põhjendab vallavalitsus keeldumist.
Andmete paberkandjal väljastamise eest võime nõuda mõistlikku tasu alates 21. leheküljest. Isikuandmeid sisaldavate dokumentide või registritega saab tutvuda ametiasutuses koha peal. Riiklikest registritest, millesse andmeandja registrile on ametiasutus, saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse kaudu.

Õigus nõuda oma isikuandmete parandamist või täiendamist, kui andmed on mingil põhjusel puudulikud või ebaõiged. Selleks palume isikul esitada vallavalitsusele vastava sooviga avaldus. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 472 4630, e-post vallavalitsus@laaneranna.ee või postiaadress Jaama tn 1, Lihula linn, 90302 Pärnu maakond). Vallavalitsusel on õigus küsida avalduse menetlemisel täiendavaid tõendeid.

Isikuandmete töötlemisel nõusoleku alusel on isikul õigus igal ajal nõusolek tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmiseks palume esitada sellele ametiasutusele avaldus, kellele anti nõusolek isikuandmete töötlemiseks. Avalduses tuleks välja tuua, milliste isikuandmete töötlemise lõpetamist soovitakse. Ametiasutus lõpetab nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisel viivitamatult avalduses märgitud isikuandmete töötlemise.

Õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui isikuandmete töötlemise aluseks on isiku eelnev nõusolek ning nõusolek on tagasi võetud või on möödunud andmete säilitustähtaeg ja neid andmeid ei pea arhiveerima.

Kui kavatseme isikuandmeid töödelda mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, edastame isikule teabe isikuandmete edasise töötlemise eesmärgi kohta.

Õigus pöörduda oma õiguste kaitseks pädeva järelevalveasutuse poole. Vallavalitsuse isikuandmete töötlemisega seotud toimingute peale on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (e-post info@aki.ee, tel 627 4135) või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

 


Toimetaja: EERO SAHK